[Importation Activité professionnelle] Compte de caisse et prérequis

[SEAPHV]

Bonjour,
Désolé, encore moi, habituez vous car je veux avancer à marche forcée. Je vais consacrer ma semaine à l'intégration pour être au point ce WE!!!

Le sujet ici: COMPTE CAISSE & PREALABLES

J'ai voulu débuter par le plus simple, un compte "caisse".
Sauf erreur, le compte caisse n'est pas un type de compte répertorié!
Le compte caisse n'est lié à aucune banque!
1 er blocage
lors de la création, on me demande de "raccorder" le compte au plan comptable!
Comment et où récupérer un plan comptable comptable et sous quel format?
Celui que j'utilise est en ligne, mais téléchargeable uniquement en PDF!
2nd blocage

D'un point de vu plus général, ce n'est pas très clair pour moi, faut il avancer et renseigner au fur et à mesure (je ne pense pas) ou importer toutes les "annexes" de type plan comptable, catégories, tiers, titres, .... et ensuite débuter les ouvertures de comptes puis les importations?

Merci pour votre retour
Cordialement,
SEAPHV

[Jacques Leblond]

Bonjour,

Je ne suis pas sûr de te comprendre, je vais donc te donner quelques notions de vocabulaire pour commencer.

Compte
Il existe 4 types de comptes (que l'on peut mixer)

• Compte courant
• Compte titre
• Compte rémunéré
• Compte d'activité

Les 3 premiers correspondent nativement à des comptes bancaires, même si on peut envisager l'utilisation de ses comptes pour d'autres usages (caisse de liquidité ou autres).
Le compte d'activité liste les opérations comptables d'une activité professionnelle, chaque opération peut être associée à un compte courant (c'est recommandé mais si ce n'est pas obligatoire) qui représentera le compte bancaire ou le compte de la caisse associé à l'opération.
Pour gérer un compte de caisse professionnel (cf item "Compte de caisse" de cette méthodologie), il faut créer un compte courant qui représentera la caisse (sans être un compte bancaire, non lié à une banque),
Tout opération de caisse devra ensuite faire l'objet d'une écriture dans le compte d'activité et être associé au compte courant de la caisse. Attention de bien choisir les types d'opérations (Prélèvement et versement, et pas retrait d'espèce ou autres) comme indiqué dans la méthodologie.

Catégorie
Pour une activité pro, il s'agit d'une instance d'un compte du plan comptable.
Le terme "Compte" du plan comptable n'est donc pas à confondre avec le compte de GesFine (décrit ci-dessus).

• Compte GesFine = Groupe d'opérations toutes catégories confondues
• Catégorie GesFine = Classification des opérations
• Compte du plan comptable + son suffixe = Catégorie GesFine

Concernant tes questions :

lors de la création, on me demande de "raccorder" le compte au plan comptable!

Au moment de la création du compte d'activité ?
Avant d'engager la gestion d'une activité professionnelle, tu dois passer par des étapes préalables de configuration.
Cette méthodologie t'indique la configuration à réaliser et dans quel ordre.

Comment et où récupérer un plan comptable comptable et sous quel format?

Comme indiqué à la rubrique "Créer un plan comptable" de la méthodologie sur la configuration d'une activité.
Le plan téléchargeable est le plan comptable français. Pour tout autre plan il faut un fichier texte. Un pdf peut être converti en fichier texte mais je n'ai pas les outils pour le faire.
Joins nous ton plan au format pdf, nous verrons si il est exploitable.

D'un point de vu plus général, ce n'est pas très clair pour moi, faut il avancer et renseigner au fur et à mesure (je ne pense pas) ou importer toutes les "annexes" de type plan comptable, catégories, tiers, titres, .... et ensuite débuter les ouvertures de comptes puis les importations?

Tu dois créer tous les "contenants", donc tous les comptes dans GesFine, puis ensuite importer compte par compte tes opérations au format qif dans les comptes déjà créés.
Les catégories et les tiers sont créés automatiquement lors de l'importation des opérations.

Par contre, la gestion d'une activité pro repose sur 2 opérations courantes liées, une opération saisie dans le compte d'activité et une opération courante générée automatiquement à la validation de la première sur un compte bancaire ou un compte de caisse.
Ce lien n'est pas importable, il faut donc importer tes opérations 2 fois, dans le compte d'activité et dans le compte courant de la caisse mais il faudra alors reprendre toutes les catégories sur le compte de caisse car elles ne doivent pas être égales aux catégories de ton compte d'activité, elles doivent être égales à l'une des 2 catégories par défaut des opérations de trésorerie que tu auras définies dans la rubrique "Activité professionnelle" des propriétés de ton compte d'activité.

Donc en résumé, je procèderais ainsi :

• Configuration de ton activité pro
  Pour le plan, création d'un plan mais ne pas encore affecter les catégories (car non encore existantes dans GesFine avant ton importation) aux comptes/rubrique du plan
• Création de ton compte d'activité et de ton premier compte courant pour ta caisse.
• Importation des opérations sur le compte d'activité
• Importation identique des opérations sur le compte courant représentant ta caisse
• Depuis le module "Livre de comptes", sur toutes tes opérations de débit du compte de caisse, réaffectation en masse de la catégorie par défaut associée au débit (définit dans les propriétés de ton compte d'activité)
• Depuis le module "Livre de comptes", sur toutes tes opérations de crédit du compte de caisse, réaffectation en masse de la catégorie par défaut associée au crédit (définit dans les propriétés de ton compte d'activité)
• Retourner dans la configuration du plan, puis finaliser sa configuration en associant chaque catégorie importées aux rubriques/comptes du plan, configuration de la TVA pour ces catégories, etc...
• Ouvrir le module "Cohérence et conformité" depuis le compte d'activité afin de t'assurer que tous les contrôles soient OK.
  Par contre à ce stade GesFine ne va pas associer ton compte de caisse à ton activité pro, ce qui va soulever beaucoup d'anomalies, pour y remédier, il te faudra supprimer l'une des opérations importée dans chaque des comptes (activité et caisse) et la recréer manuellement dans le compte d'activité en ciblant le compte de caisse comme compte associé.
  Ainsi GesFine va comprendre que ton compte de caisse est un compte professionnel.

Enfin ce que je viens de t'indiquer va fonctionner si la TVA est gérée dans la répartition des opérations importées (ce qui correspond au fonctionnement de GesFine), si il s'agit d'opérations indépendantes, à coté des opérations HT et sans lien avec elles, je n'ai pas vraiment de solution à te proposer pour importer ton activité pro.

Note perso : en commençant par ton activité pro, tu ne te simplifies pas la vie pour ton apprentissage...

EDIT : On va peut être avoir un souci pour la reprise en masse des catégories du compte caisse, car GesFine n'offre pas cette possibilité (en masse) si l'opération est répartie. Je vais creuser pour voir si un "profil de calcul et répartition" pourrait réaliser cette opération.

[SEAPHV]

Monsieur,

Je vous remercie pour votre message et les très bonnes indications et suggestions qu'il comprend.

Je ne vais pas très vite mais j'apprends à circuler dans les fichiers.

A cet instant, j'ai crée quasi tous mes comptes pros.
Seuls restent à saisir les comptes Actif et Passif des classes compta 1 à 5.
En faite je voudrais être sûr de ma méthode!
Selon moi je ne dois créer qu'un compte par Société de type "compte d'activité" car si j'ai bien compris, c'est ce compte qui est associé aux autres comptes de type courant ou titres. C'est aussi à partir du compte d'activité qu'est générée la comptabilité? J'ai bien compris que votre application ne génère pas de bilan pour les Stés à l'IS. Pouvez vous m'aider à contourner ce manque même si il n'est pas de norme officielle. De toutes les façons je dois faire valider mes comptes par un expert comptable. Je veux juste pouvoir communiquer les éléments de l'actif et du passif.
Je vous remercie pour votre réponse sur ce point.

Je bute également sur les devises.
A un moment vous parlez du tableau de gestion des devises. Je pense avoir trouvé ce tableau (config.\gestion des devises) mais il est uniquement composé de l'Euro. Je ne parviens pas ici à créer d'autres devises. J'ai bien compris que toutes les devises se mettent à jour automatiquement ou par la touche f7. Là encore, si je comprends bien, on doit pouvoir importer un tableau des principales devise dans le monde. Pouvez vous me donner le lien pour importer ce tableau. A partir de là, les devises se mettront elles à jour automatiquement? sinon, merci de me donner la procédure.
NB: je dois pouvoir remonter jusqu'au 01/01/2016. Est ce ok?

J'espère me faire bien comprendre

Cordialement,
SEAPHV

[Jacques Leblond]

Selon moi je ne dois créer qu'un compte par Société de type "compte d'activité" car si j'ai bien compris, c'est ce compte qui est associé aux autres comptes de type courant ou titres.

Oui 1 compte d'activité par société

C'est aussi à partir du compte d'activité qu'est générée la comptabilité?

Oui mais une comptabilité de trésorerie uniquement

J'ai bien compris que votre application ne génère pas de bilan pour les Stés à l'IS. Pouvez vous m'aider à contourner ce manque même si il n'est pas de norme officielle. De toutes les façons je dois faire valider mes comptes par un expert comptable. Je veux juste pouvoir communiquer les éléments de l'actif et du passif.

Le fonctionnement de GesFine impose un équilibrage de la comptabilité (du compte d'activité) annuellement, c'est à dire un solde remis à 0.
Je ne suis pas sûr qu'il faille gérer dans ce compte l'actif et le passif. A l'instant je n'appréhende pas les impacts sur les modules de synthèse comme la balance ou le compte de résultat, ni sur la configuration du plan comptable.
J'aurais tendance à les gérer ailleurs dans des comptes courants ou titres en parallèle du compte d'activité. Je vais regarder l'impact au niveau de la configuration du plan et je te tiens au courant.

mais il est uniquement composé de l'Euro. Je ne parviens pas ici à créer d'autres devises. J'ai bien compris que toutes les devises se mettent à jour automatiquement ou par la touche f7. Là encore, si je comprends bien, on doit pouvoir importer un tableau des principales devise dans le monde. Pouvez vous me donner le lien pour importer ce tableau.

Il faut récupérer les sources relatives aux devises dans le formulaire de gestion des sources.
Menu "Configuration/Gestion des sources de données", clic sur le 5ieme icone de la barre d'outil pour accéder aux sources disponibles sur le serveur.
Cocher les sources :

• Liste des pays / Fxtop Pays-devises
• Devise / ECB devise ou Fxtop Devise

Puis cliquer sur le bouton mettre à jour.

Retourner ensuite dans le formulaire de configuration des devises.
En haut à droite sélectionner la source Fxtop Pays-devises puis actualiser la liste des pays
Basculer les pays à gérer dans le tableau de gauche, puis affecter leur une des sources de récupération des valeurs, Fxtop ou ECB.

je dois pouvoir remonter jusqu'au 01/01/2016. Est ce ok?

Par défaut 5 ans à partir de la date du jour.
Pour une importation avec plus d'historique, il faut créer une valeur bidon avec une date à la veille de la date de début souhaitée (A faire dans le module "Devises" après configuration des devises et avant importation des devises via la touche F7.)
Si les devises ont déjà été importées il faut supprimer toutes les valeurs puis créer cette première valeur, puis réimporter les devises (F7).
La valeur "bidon" créée peut ensuite être supprimée.
Attention dans le module "Devise", il faut mettre une date de début antérieure ou égale à la date créée pour pouvoir l'afficher et supprimer la supprimer dans le tableau à droite du graphe (via le menu contextuel (clic droit) du tableau).

[Jacques Leblond]

Je viens de faire un rapide test, il doit être possible de gérer les comptes du plan autres que 6 et 7 dans le compte d'activité, en associant les catégories correspondantes à ces comptes avec le type "Autre" dans la configuration du plan.
Les comptes 4 ne sont pas à gérer dans la compta car ils feraient double emploi avec les comptes 6 et 7, et c'est là où l'application va montrer ses limites, la comptabilité n'est pas tenue en "partie double", et il n'y a pas vraiment d'état à ce jour pour faire la synthèse des comptes tiers.
On entre sur des besoins qui ne sont pas ni ne seront couverts ultérieurement...

EDIT : On va peut être avoir un souci pour la reprise en masse des catégories du compte caisse, car GesFine n'offre pas cette possibilité (en masse) si l'opération est répartie. Je vais creuser pour voir si un "profil de calcul et répartition" pourrait réaliser cette opération.

Je viens de publier une version intermédiaire qui permet d'affecter en masse une catégorie à des opérations même si elles sont réparties.
Attention cette nouvelle version de GesFine nécessite l'installation d'un nouveau framework. Suivre les instructions en rouge.