[Livre de comptes] Pointage par fichier

[Edbl]

Bonjour,

Pour pointer les opérations la seule solution est elle d'utiliser un relevé papier ou bien y a-t-il moyen de le faire à partir d'un fichier bancaire ?

Merci.

Cordialement.

[papa125]

Personnellement je le fais "au fil de l'eau" en consultant mes comptes sur le net

Par ailleurs je ne distingue pas "pointé" et "validé". Lorsque j'ai terminé de pointer les opérations apparaissant sur mes comptes en ligne, je les valide dans la foulée Je sais c'est mal

[Jacques Leblond]

Bonjour,

Si tu importes tes opérations par un fichier, tu as la possibilité de pointer automatiquement les opérations importées (c'est le comportement par défaut).
Par contre il n'est pas possible d'utiliser le fichier juste pour pointer les opérations, sans les importer.

Merci de penser aux consignes de ma signature

[Patrice15220]

Bonjour à tous,

@papa125,

Lorsque j'ai terminé de pointer les opérations apparaissant sur mes comptes en ligne, je les valide dans la foulée Je sais c'est mal

Pourquoi c'est mal ? Je fais exactement comme toi, et pour la validation on utilise bien le solde donné par la banque, inutile donc d'attendre un relevé papier qui bientôt ne seront même plus adressé par les banques, motif écologique mais plus certainement pour motif économique pour eux.

[Jacques Leblond]

Il y a 2 écoles, qui dépendent essentiellement de notre niveau d'exigence sur les données gérées et du temps que l'on consacre à suivre ses comptes.

• Saisie manuelle des opérations
  • Charge de gestion plus importante
    N'a d'intérêt que si la saisie est faite au fil de l'eau pour bénéficier de l'information la plus exacte à tout moment
  • Données saisies plus rigoureuses que les informations issues des fichiers, pas d'erreur d'affectation de la catégorie
    Mais erreur possible de saisie, en général sur le montant ou la date, erreurs détectées lors du rapprochement.
    
    Cette solution offre 2 stratégies de rapprochement :
    • Par relevé avec solde à date, pas nécessairement papier, les relevés sont de plus en plus numérisés (les banques en ligne n'ont que cette formule)
      La charge de validation est minimale (car la validation est effectuée en masse), les comptes ne sont "vraiment" confirmés que tous les mois.
    • Au fil de l'eau
      Cela nécessite la consultation régulière du site de sa banque, plus contraignant en terme de temps et de disponibilité (bien que la régularité de consultation ne soit pas une contrainte en soi).
      Par ailleurs, cela nécessite de jongler avec les délais de prise en compte électronique, une opération réalisée le jour j, saisi à j n’apparaît en général qu'à j+1 ou j+2 au mieux.
      Mais la véritable limite de cette méthode est que des opérations non validées "traînent" au milieu d'opérations validées, ce que ne permet pas la validation par relevé avec solde à date.
      C'est pour moi un point essentiel et pour lequel j'ai développé un mécanisme dédié dans GesFine.
      Avec la méthode par rélevé, tout ce qui est antérieur à la dernière opération validée est nécessairement validé (opérations et solde), notre attention ne se porte que sur les dernières opérations du livre de comptes, par exemple on ne recherche jamais un chèque non débité, même de 6 mois, avant la dernière opération validée.
• Importation des opérations par fichier
  • Charge de gestion moindre
  • Données importées pas toujours lisibles (par exemple perte possible du tiers, affectation d'une mauvaise catégorie)
    Peut nécessiter la création et la gestion de nombreuses règles d'importation pour améliorer la qualité des données importées
  • Pas de suivi au jour le jour dans l'outil
  Cette solution est donc valable pour les utilisateurs peu soucieux du solde de leur compte au jour le jour (risque de découvert faible ou inexistant), acceptant des données importées (Tiers, notes, voire la catégorie auto-affectée) peu précises et qui veulent minimiser au maximum la charge de gestion.

PS : je n'évoque pas la solution hybride de ces 2 solutions que je sais pratiquée par Patrice83200 mais qui dans son cas ne relève pas d'une gestion personnelle mais professionnelle du livre de comptes (volume de données important, exigences spécifiques à l'activité professionnelle).

[Edbl]

Ma réponse est un peu redondante parce que j'ai lu la question ce matin et que je viens d’écrire la réponse hors ligne avant de me connecter...vous me pardonnerez…

Bonjour,

Pour papa125 :
Il n'y a rien de bien ou de mal du moment que l'on a ce que l'on souhaite…
En fait, il y a deux écoles : ceux qui veulent une copie chez eux des comptes de leur banque et ceux qui veulent contrôler et là, il n'y a pas cinquante solutions, il faut saisir les opérations (tickets de caisse, talons de chèques etc) et ensuite les rapprocher des données bancaires ET analyser les écarts.
En une vingtaine d'années j'ai eu deux fois des chèques débités pour 10 fois leur valeur, des frais de tenu de compte dupliqués, une erreur des impôts et une ou deux des CROUS ou de la sécurité sociale.
Et si on fait des achats sur internet il est prudent de contrôler les petites sommes (autour de 30 euros) car c'est souvent des montants utilisés quand une carte est piratée.

Pour Jacques Leblond :
C'est noté pour les préfixes.
Pas de risques en automatique ?
Donc pas de possibilité en "semi-automatique" :
genre proposition de pointage opération par opération pour les lignes dont les montants correspondent dans les données à pointer et dans le relevé de la banque (éventuellement en faisant en plus correspondre (ou choisir) les dates les plus probables si montants identiques) puis après pointage de toutes les lignes du relevé validation du rapprochement si les soldes correspondent dans les deux fichiers.

Cordialement.

[Jacques Leblond]

ceux qui veulent une copie chez eux des comptes de leur banque et ceux qui veulent contrôler

C'est effectivement un autre argument qui différencie les 2 solutions.

proposition de pointage opération par opération pour les lignes dont les montants correspondent dans les données à pointer et dans le relevé de la banque (éventuellement en faisant en plus correspondre (ou choisir) les dates les plus probables si montants identiques)

La fiabilité d'un tel mécanisme repose sur l'appairage des opérations déjà dans le livre de comptes avec celles du fichier. Actuellement, il existe déjà une symbolique à base de drapeaux pour valider ou pas l'importation d'opération, même si la détection est bonne dans la très grande majorité des cas (cela dépend beaucoup de la similitude de nos opérations), elle n'est pas absolue ; de même une opération importée peut avoir plus d'une opération similaire, pour traiter les écarts ou ces cas spécifiques cela devient compliqué sans être dans un processus de rapprochement classique directement dans le livre de comptes (avec les filtrages adéquates).
J'ai le sentiment que l'on va passer plus de temps à comprendre les écarts, à faire les appairages correctifs manuellement qu'à faire un pointage "classique" de toutes les opérations au bout le bout (qui mène à une compréhension rapide des écarts sur les dates de valeurs, sur les montants ou sur les opérations manquantes).

[papa125]

Quand je disais "c'est mal", c'est parce que je n'ai jamais vraiment saisi la nuance entre "pointé" et "validé" ou "rapproché". Donc je confonds les deux alors qu'il y a sans doute matière à exploiter la nuance

[Edbl]

Bonsoir Jacques,

On en revient toujours à la même chose : on contrôle et il faut alors que ce soit sans faille sinon ça ne sert à rien...ou pas.
Le pointage semi-automatique c'est simple et tout de même rapide:
Un petit formulaire en deux parties : première partie : la ligne courante du relevé de la banque deuxième partie du formulaire la (les) ligne(s) des opérations non pointées dont le montant correspond. Avec la possibilité de pointer ( ou d'ajouter en cas d'oubli) une seule d'entre elles.
Validation si après la dernière ligne du relevé les soldes correspondent.

j'ai testé d'autres solutions, mais je suis toujours revenu au pointage ligne à ligne. J'utilise un rapprochement semi-automatique depuis 20 ans… je suis peut-être un peu polarisé là-dessus, mais je comprends mal comment on peut faire autrement en toute sécurité. Et comme on dit en contrôle de gestion :"Le temps "perdu" en contrôle avant, c'est du temps gagné pour après".
Pour les opérations similaires, chez moi, c'est vraiment anecdotique même si je pointe deux mois d'un coup, les montants identiques c'est quoi ? box, portables, parfois deux tickets d'autoroute. Et avec les dates il n'y a même pas à chercher lequel rapprocher.

Je réponds à la question que tu ne me poses pas : " mais si tu es satisfait de ton système, pourquoi ne continues-tu pas à l’utiliser ?"
J'avais d'abord fait une base vba access. Après quelques années je suis passé à Vision Budget pour Windows où j'ai retrouvé mes idées avec du plus, mais qui lui aussi est maintenant un peu en bout de course (XP)…et parce que je trouve le concept Gesfine intéressant...car il y a le côté bourse et patrimoine global...mais c'est une autre histoire…

Cordialement.

[Patrice15220]

@papa125,
Tu peux pointer au fil de l'eau les écritures au vu de tes comptes sur internet, et les valider à la réception de ton relevé avec la date associée au solde de ta banque.

[Jacques Leblond]

Un petit formulaire en deux parties : première partie : la ligne courante du relevé de la banque deuxième partie du formulaire la (les) ligne(s) des opérations non pointées dont le montant correspond.

C'est le principe du formulaire d'importation actuel.

ou d'ajouter en cas d'oubli

Comment sais-tu si c'est un oubli ou une erreur de saisie qui a envoyé l'opération en dehors de la plage du relevé.
Pour le savoir il faut un filtre sur le montant dans le livre de comptes. Je l'effectue assez souvent sur le compte d'activité professionnel de ma femme qui possède beaucoup d'opérations.
Pour contourner le problème il faudrait que la fenêtre de pointage ne soit pas modale, et cela sous entend des mécanismes de mise à jour si on intervient en modification dans le livre de comptes en parallèle, techniquement complexe à mettre en oeuvre car il ne faut pas réinitialiser le travail de pointage déjà effectué par l'utilisateur.

Validation si après la dernière ligne du relevé les soldes correspondent.

Sous réserve d'accepter la projection au delà du relevé des opérations non pointées, opérations que l'on ne voit pas, ce n'est pas satisfaisant.
De plus comment pointer et valider les opérations au montant égal à 0 (chèque annulé ou autres).

Tout cela ne me parait pas si simple à mettre en oeuvre et j'oublie certainement des points avec les relevés de CB indépendant et en décalage avec le relevé du compte courant.

[Edbl]

Bonjour à tous,

Merci de prendre du temps pour répondre à un utilisateur tatillon…et parfois mal-comprenant...

C'est le principe du formulaire d'importation actuel.

Pour moi, importation est pointage doivent être des opérations distinctes si l'importation peut être globale le pointage est forcement ligne à ligne.

Comment sais-tu si c'est un oubli ou une erreur de saisie qui a envoyé l'opération en dehors de la plage du relevé..

Parce qu'il n'y a pas d’opérations inconnues qui "traînent". Après la validation d'un relevé, tout ce qui est antérieur à la date est "verrouillé", restent donc affichées les "anomalies" : par exemple un chèque de caution qui n'est donc pas encaissé ou effectivement une erreur de saisie qui n'a pas été nettoyée au moment du pointage, mais quel que soit le système une erreur reste une erreur…

Sous réserve d'accepter la projection au delà du relevé des opérations non pointées, opérations que l'on ne voit pas, ce n'est pas satisfaisant.
De plus comment pointer et valider les opérations au montant égal à 0 (chèque annulé ou autres).

Non, pour moi, si le but est de contrôler la banque, le contrôle s’arrête à la date du relevé bancaire. Les opérations à valeur nulle ne modifient pas le solde. Je les passe éventuellement en validation forcée ce qui permet de garder la trace (caution restituée, chèque annulé etc).
Il y a aussi l'organisation physique dont on pourrait parler, car elle participe au système de contrôle.

Bon, cet échange est très intéressant, mais un peu compliqué, d'autant que nous ne mettons peut-être pas exactement les mêmes choses sous les mêmes mots.
Je pense que je vais devoir m’accommoder encore un moment de mes divers vieux logiciels...

Mais, bravo pour GesFine qui représente un sacré travail et une belle idée…

Cordialement.

[Jacques Leblond]

C'est le principe du formulaire d'importation actuel.

Pour moi, importation est pointage doivent être des opérations distinctes si l'importation peut être globale le pointage est forcement ligne à ligne.

On est d'accord, sauf pour ceux qui ne saisissent rien, GesFine propose de pointer automatiquement ce qui est importé, ma réponse ne portait que sur l'interface que tu décris et qui s'apparente à celle déjà existante pour l'importation.

Après la validation d'un relevé, tout ce qui est antérieur à la date est "verrouillé"

C'est le principe et le fonctionnement actuel par défaut de GesFine.

Parce qu'il n'y a pas d’opérations inconnues qui "traînent".

Oui pour la plage des opérations déjà validées, mais ma remarque porte sur la plage de date que l'on est en train de pointer et de validée (la période du relevé), et là il y a très souvent des opérations qui nécessitent d'être repoussées et qui n'ont pas de correspondance dans le fichier des opérations de la banque, ou alors on ne se comprend pas.

pour moi, si le but est de contrôler la banque, le contrôle s’arrête à la date du relevé bancaire.

On est d'accord, bien que contrôler la banque ne soit pas le seul objectif d'un rapprochement, il s'agit aussi de se mettre en conformité avec elle notamment sur les soldes.

Cet échange est intéressant car l'idée est séduisante à la base pour essayer d'automatiser le pointage et la validation, mais telle que décrite, elle soulève à mon sens des problèmes de mise en oeuvre dans le fonctionnement de GesFine. Je m'explique.

Lorsque l'on pointe, on s'assure que toutes les opérations de la banque sont dans GesFine (et qu'il n'y en a pas trop dans le relevé bancaire, le contrôle que l'on a évoqué) mais on s'assure aussi qu'il n'y a pas d'opérations dans le livre de compte qui traînent à tort sur la période du relevé (La gestion dans GesFine s'effectue à la date de valeur, pas uniquement à la date de l'opération).
Ce deuxième point n'est pas assuré par la méthode que tu évoques si l'on cherche à pointer et valider en même temps.

Il faudrait déjà se restreindre à pointer uniquement pour redonner la main à l'utilisateur avant la validation afin de présenter les opérations non pointées présentes sur la plage du relevé :

• pour en prendre connaissance avant de les repousser automatiquement au delà du relevé
  Par exemple, je constate que mon chèque n'a pas encore été débité, il faut que j'en prenne connaissance, c'est ce que je souhaite dans une étape de rapprochement
• pour pointer les opérations au montant égal à 0 afin de les intégrer au relevé sinon elles seront reportées indéfiniment au fil des rapprochements.

Pour ces opérations au montant égal à 0, tu évoques une "validation forcée" , je ne sais pas ce que cela signifie en terme de méthode mais dans GesFine il existe des contrôles associés à des verrouillages afin de garantir une bonne gestion et d'éviter les erreurs de manipulation, ces contrôles interdisent l'introduction d'une opération dans la plage d'un relevé déjà validé, on peut bien sûr lever temporairement ces contrôles mais cela ne peut pas être un mode de fonctionnement nominal, il faut que toutes les opérations d'un relevé soient validées en même temps.

Si ce que j'évoque ne te parait pas clair, il faut que tu testes un rapprochement en laissant des opérations non pointées sur la période du relevé, tu verras qu'au moment de la validation GesFine va te proposer de reporter ces opérations au delà du relevé en modifiant leur date de valeur afin que le solde cumulé soit en correspondance avec celui de la banque à la date du relevé.

[Edbl]

qui n'ont pas de correspondance dans le fichier des opérations de la banque, ou alors on ne se comprend pas.

Si elles ne sont pas pointées, elles sont donc automatiquement reportées et leur date de valeur devient à minima celle du relevé +1. Je ne vois pas de problème, ou alors, effectivement, on ne se comprend pas.

il s'agit aussi de se mettre en conformité avec elle notamment sur les soldes.

C'est bien le but du contrôle.

l'idée est séduisante à la base pour essayer d'automatiser le pointage et la validation

C'est l'inverse, il ne faut pas que le pointage soit automatique, sauf pour ceux qui choisissent cette formule et qui ont chez eux une "bête" copie de la banque (avec ses erreurs éventuelles). L'optimum en termes de sécurité,de contrôle et de vitesse c'est le semi-automatique que j'ai décrit plus haut.
Par contre la validation peut (ou même doit) être automatique car après le pointage si les soldes du logiciel maison et de la banque sont identiques c'est que tout est carré (par soldes j'entends cumul des opérations depuis l'initialisation du logiciel). Si ils ne correspondent pas il faut que la validation soit impossible et il n'y a plus qu'à...chercher l'erreur.
Si la liste des opérations non pointées et le fichier de relevé sont ouverts cote à cote avec par exemple un changement de couleur pour les lignes non rapprochées ça va en général très vite pour trouver le problème (mais dans 99 % des cas, il n'y en a pas).

[Jacques Leblond]

Si elles ne sont pas pointées, elles sont donc automatiquement reportées et leur date de valeur devient à minima celle du relevé +1. Je ne vois pas de problème, ou alors, effectivement, on ne se comprend pas.

Non, elles ne sont pas automatiquement reportées pendant le pointage, le report nécessite la modification de leur date de valeur, ce n'est pas l'objet du pointage, mais de l'acte de validation et cela nécessite l'acceptation de l'utilisateur.

l'idée est séduisante à la base pour essayer d'automatiser le pointage et la validation

C'est l'inverse

Si l'idée n'est pas de gagner du temps ou de gagner en simplification alors je ne vois pas l'intérêt de la méthode.
Par ma part j'y vois tout de même une optimisation car l'appairage évite la recherche de l'opération que l'on veut pointer, cette recherche a été "automatisée" par la méthode.
Cela dit, le pointage et la validation d'un compte courant de 30 ou 40 opérations par mois ne me prend pas plus de 3 minutes (en mode pose café), le gain n'est donc pas énorme sur ce type de compte, il le serait d'avantage sur des comptes professionnels avec plusieurs centaines d'opérations par mois.

L'optimum en termes de sécurité,de contrôle et de vitesse c'est le semi-automatique que j'ai décrit plus haut

Je ne vois pas en quoi c'est plus sécuritaire qu'un pointage direct dans le livre de compte avec contrôle du solde comme cela s'effectue dans GesFine.
As-tu déjà réalisé un rapprochement dans GesFine ? La validation n'est pas possible si le solde pointé ne correspond pas au relevé.

Par contre la validation peut (ou même doit) être automatique car après le pointage si les soldes du logiciel maison et de la banque sont identiques c'est que tout est carré (par soldes j'entends cumul des opérations depuis l'initialisation du logiciel).

Non, visiblement tu n'intègres toujours pas le cas des opérations au montant égal à 0, le solde n'est pas suffisant pour exécuter la validation des opérations.

[Edbl]

Bonsoir jacques,

Je crois que nous ne sommes pas sur la même longueur d'onde et qu'il est difficile d'approfondir par messages, même si les échanges sont constructifs. Et puis, on s'est un peu emballé en partant sur toute la chaîne de contrôle alors que j'avais la réponse à ma question dans ton premier commentaire.

Je ne critique pas du tout ta méthode d'autant qu'elle a fait ses preuves et que je n'ai fait que quelques petits tests. Je vais laisser décanter un peu et je redonnerai un coup d’œil dans quelque temps. Mais si nos approches sont différentes sur le contrôle bancaire elles risquent de l’être encore plus sur la bourse ou la gestion de patrimoine...

Le principal est que chacun ai confiance en son système...et après tout, qu’importe la méthode si nos comptes sont justes .

Cordialement.

[Jacques Leblond]

Bonsoir,

Tout à fait, merci malgré tout pour ton intervention.

Le pointage par fichier est une action que je n'ai jamais envisagée car la méthode actuelle est fiable et assez rapide lorsque l'on dispose seulement de quelques dizaines d'opérations à pointer et valider par mois, cas général de nos comptes courants.
Par contre pour une utilisation sur de gros comptes, notamment professionnels, cela pourrait avoir un réel intérêt, je met donc l'idée dans un coin, même si la mise en oeuvre devrait être adaptée aux concepts et au fonctionnement de GesFine.