[Catégories] Usages (et amélioration ?)

[pedro13]

Bonjour,
Je poste volontairement ce message dans le Bistrot du change, car je ne demande pas une amélioration de Gesfine (pour l’instant ) mais souhaite plutôt provoquer un échange entre utilisateurs sur le fonctionnement des catégories et sur de meilleures pratiques.

1. Organisation des sous-catégories
   
   Les catégories sont réparties en deux grandes familles : dépenses et revenus. Cette approche permet d’avoir une vision facile du budget. De plus, avec les filtres de Gesfine, on peut facilement affiner les analyses.
   D’autant qu’on peut désormais affecter des opérations créditrices dans des catégories débit, et inversement.
   Pour autant, je m’interroge sur la possibilité de donner un attribut « dépense » ou « revenu » aux sous-catégories, et laisser les catégories principales sous forme générique. Ca permettrait notamment de regrouper facilement les frais et revenus d’épargne ou les virements/prélèvements intercompte.
   
   Voici quelques autres exemples où ça me semblerait pertinent :
   1. Remboursement de frais professionnels
      Plutôt que d’affecter les dépenses de repas, parking, taxis, puis de les annuler lors du remboursement par l’employeur, une catégorie « Frais professionnels » dans laquelle seraient listées les différentes sous-catégories permettrait de mieux isoler ces frais. Comment faites-vous pour gérer vos frais professionnels ?
   2. Santé
      Cette catégorie permettrait de regrouper les revenus (remboursement CPAM, mutuelle) et les dépenses associées (médecin, dentiste, pharmacie, cotisation mutuelle, etc.). Est-ce que certains vont jusqu’à re-ventiler les remboursements sur chaque dépense ?
   3. Transports
      Si c’est valable pour d’autres catégories (ameublement, électroménager), la revente d’un véhicule sur le marché de l’occasion ne me semble pas simple à suivre, notamment pour avoir un budget complet (achat, utilisation, revente). Faut-il la considérer comme un revenu dans une catégorie dédiée quitte à ne l’utiliser qu’une fois ? ou déduire le prix de vente du prix d’achat pour voir le coût réel ?
2. Catégories par défaut
   Gesfine possède quelques sous-catégories par défaut nécessaires à son fonctionnement. Je m’interrogeais sur la possibilité d’introduire un paramétrage pour les utilisateurs chevronnés. Ce paramétrage consisterait à re-définir les catégories par défaut pour les opérations « obligatoires ».

[Jacques Leblond]

Bonjour Pierre,

Pour avoir en mémoire la réponse d'utilisateurs sur les catégories, j'ai le sentiment que chacun a une approche assez personnelle de la gestion des catégories qui tend à couvrir son besoin au juste nécessaire.

Pour les frais professionnels (quand j'en avais), je ne les répartissais pas dans le détail, j'avais une sous catégorie générique "frais professionnels", cela correspondait à une avance d'argent que je réalisais dans le cadre de ces dépenses.
Je n'estimais pas utile de détailler entre l’hôtel, les repas, etc..., c'était pour moi des frais de missions.

Si tu optes pour l'affectation dans les mêmes sous catégories que tes dépenses personnelles, il me semble délicat d'affecter le remboursement pour chaque opération, le remboursement étant a priori global pour une mission. C'est un travail de fourmis et de plus cela ne te permet pas d'isoler facilement tes frais professionnels.
Par ailleurs le montant total du remboursement n'est pas nécessairement à la hauteur de tes dépenses, si tu dépasses le montant maximum des dépenses autorisées, cela devient un casse tête si tu optes pour la proportionnalité du remboursement.

Pour ma part je n'envisage le remboursement de catégories de dépenses que si le remboursement est propre à une opération, dès lors qu'il correspond à plusieurs opérations, il fait l'objet d'une catégorie de revenu dédiée.

Pour le domaine de la santé, j'ai toujours travaillé avec une catégorie de dépense et une catégorie de revenu et je n'ai jamais cherché à appairer les remboursements aux dépenses car je n'en vois pas l'utilité personnelle, mes dépenses de santé restent limitées et je fais confiance au système pour me rembourser ce qu'il m'est du.

Plus globalement ma sensibilité sur les catégories est de gérer des catégories de dépenses pour les dépenses et des catégories de revenu pour mes revenus, quelle que soit leur nature.
L'appairage je le fais globalement dans le budget en opposant les catégories de dépenses et de revenus qui sont liées. Ça couvre mon besoin et c'est simple de gestion.

[Patrice15220]

Bonjour,

Mon passé de gestionnaire comptable et mon présent de chef d'entreprise m'impose comme Jacques de séparer les écritures de dépenses des écritures de revenus.

Je n'ai jamais été et ne suit toujours pas d'accord pour affecter un revenu en soustraction d'une dépense ou l'inverse. Ce sont des comptes différents.

[pedro13]

Pour les frais professionnels (quand j'en avais), je ne les répartissais pas dans le détail.

C'est peut-être là mon erreur.

Pour le domaine de la santé, j'ai toujours travaillé avec une catégorie de dépense et une catégorie de revenu et je n'ai jamais cherché à appairer les remboursements aux dépenses car je n'en vois pas l'utilité personnelle, mes dépenses de santé restent limitées et je fais confiance au système pour me rembourser ce qu'il m'est du.

Je fais pareil. Mais avec ma femme, on s'est posé dernièrement la question du remboursement de certains actes dans lequel un suivi très fin aurait pu être utile.

L'appairage je le fais globalement dans le budget en opposant les catégories de dépenses et de revenus qui sont liées. Ça couvre mon besoin et c'est simple de gestion.

Gesfine est suffisamment bien fait pour faire cet appairage. Mais pour suivre chaque catégorie de dépenses et revenus, il faut beaucoup jouer avec les filtres (ou alors se faire plein de raccourcis différents).

Mon passé de gestionnaire comptable

Je me doutais bien que l'argument comptable serait sorti.

Du coup, beaucoup vos catégories "dépenses" ont une catégorie "revenus" équivalente ?

[Jacques Leblond]

Du coup, beaucoup vos catégories "dépenses" ont une catégorie "revenus" équivalente ?

Non, pas telles qu'elles sont libellées actuellement en tout cas, mais j'ai peu de catégories et sous catégories, elles sont donc assez génériques pour ne pas être équivalentes.

J'ai un exemple récent, le département m'a accordé une aide au transport car je ne bénéficie pas de ramassage scolaire dans mon village pour desservir les lycées de la région.
J'ai une sous catégorie de dépense "Ramassage scolaire" dans la catégorie "Education". J'aurais pu affecter cette aide dans cette sous catégorie mais j'ai préféré créer une sous catégorie de revenu dédiée, car pour moi elle vient en compensation des frais d'essence et globalement de voiture que j'ai dépensé pour emmener mon fils. Donc ce revenu doit s'opposer dans le budget à la catégorie de dépense "Transport".
Pire si cette année je n'avais pas eu de frais de ramassage pour mon autre fils j'aurais pu avoir une sous catégorie de dépense positive, en soi c'est possible mais je ne préfère pas qu'il en soit ainsi, ça me parait plus complexe à analyser.

Ce qui est essentiel, c'est de rester fidèle à sa logique et à son besoin d'analyse, et ne pas chercher à croiser des méthodes au risque de ne plus s'y retrouver.

EDIT : je vais utiliser une catégorie de dépense pour un crédit ou vice versa lorsque les tiers sont identiques.
Par exemple, j'ai trop versé à EDF, il me rembourse, je vais dans ce cas mettre une catégorie de dépense sur mon opération de crédit. Cela reste donc des opérations ponctuelles, plutôt exceptionnelle dans ma gestion.
Par contre dès qu'il s'agit de tiers différents j'opte pour des catégories de dépenses pour mes débits et de revenu pour mes crédits.

[Patrice15220]

Du coup, beaucoup vos catégories "dépenses" ont une catégorie "revenus" équivalente ?

NON, très peu, et comme Jacques au cas où cela se présente, je crée une catégorie et sous-catégorie de revenu identique à celles de dépenses et un filtre sur ces catégories permettront d'en suivre le solde au cas où.

Pour les dépenses de santé et pour en suivre le bon remboursement ainsi que les pertes liées aux dépassements d'honoraires, franchises médicales et participations forfaitaires, je gère tout cela sur ACCESS.

[Jacques Leblond]

Pour les dépenses de santé et pour en suivre le bon remboursement ainsi que les pertes liées aux dépassements d'honoraires, franchises médicales et participations forfaitaires, je gère tout cela sur ACCESS.

Il me semble avoir lu que Lagatine faisait aussi une gestion annexe sous Excel ou Access de ses dépenses de santé.
Pour moi les besoins de la famille se résument à quelques visites de généralistes, mais j'imagine que le problème est différent pour ceux avec des appareillages (audition, dentaire, vue), des soins chroniques ou des hospitalisations.

Dans la pratique qu'est ce que vous faite différemment de la gestion comptable ? Quel est l'"objet" (au sens modèle de données informatique) de plus haut niveau que vous gérez ? Une pathologie, un acte médical ?

[Patrice15220]

Dans la pratique qu'est ce que vous faite différemment de la gestion comptable ? Quel est l'"objet" (au sens modèle de données informatique) de plus haut niveau que vous gérez ? Une pathologie, un acte médical ?

Pour les soins de santé, je gère l'intégralité des actes avec leur bases de remboursement pour l'AMO (régime obligatoire) et l'AMC (régime complémentaire).

Je peux donc suivre les restes à charges et éditer des listings sur les dépenses de santé, les actes par prescripteurs, etc... et je fais cela depuis plus de vingt ans.

Juste pour te donner un aperçu, je t'adresse une copie d'écran d'un acte.

Mais là, on s'éloigne fortement de GesFine.

[Jacques Leblond]

Effectivement c'est de la gestion détaillée des actes ! Ton modèle objet est très spécifique au domaine.

PS : J'ai fait mes premières armes de développement sous Access, j'en ai de bons souvenirs, c'est rapide, on développe une application en quelques semaines, l'éditeur de requête est conviviale quand on ne connait pas le langage SQL et ça permet au passage de l'apprendre un peu, même si ce qu'il produit n'est pas toujours très optimisé.
Cote performance ça perche un peu dès que l'on a beaucoup de données.

[Patrice15220]

En effet, ACCESS est assez facile d'un point de vue informatique. J'utilise tout de même quelques requêtes SQL dans des parties de codes VISUAL BASIC POUR APPLICATION pour ma gestion des états.
Quant à la performance, j'ai moins de 1500 actes, et environ 2,5 fois plus d'actes détaillées, donc rien d'insurmontable pour ACCESS, les temps d'accès sont donc très rapides.

[lagatine]

Pour les soins de santé, je gère l'intégralité des actes avec leur bases de remboursement pour l'AMO (régime obligatoire) et l'AMC (régime complémentaire).

Je peux donc suivre les restes à charges et éditer des listings sur les dépenses de santé, les actes par prescripteurs, etc... et je fais cela depuis plus de vingt ans.

Juste pour te donner un aperçu, je t'adresse une copie d'écran d'un acte.

Le fichier joint Capture Access.jpg n’est plus disponible.

Mais là, on s'éloigne fortement de GesFine.

Bonjour,

Super votre suivi. Personnellement c'est plus simple c'est un rapprochement entre des dépenses particulières et des recettes particulières. Comme ce n'est pas intégré dans gesfine je les écris dans un fichier Excel à côté mais c'est un peu dommage car ce n'est pas lié. En fait cela peut même être généralisé à d'autres suivis. Un formulaire permet de relier des x dépenses à Y recettes puis un tableau du suivi n (par exemple suivi des dépenses médicales) chaque ligne indique l'écart et à la fin une ligne des totaux.

Cordialement

[lagatine]

Les catégories sont réparties en deux grandes familles : dépenses et revenus. Cette approche permet d’avoir une vision facile du budget. De plus, avec les filtres de Gesfine, on peut facilement affiner les analyses.
D’autant qu’on peut désormais affecter des opérations créditrices dans des catégories débit, et inversement.
Pour autant, je m’interroge sur la possibilité de donner un attribut « dépense » ou « revenu » aux sous-catégories, et laisser les catégories principales sous forme générique. Ca permettrait notamment de regrouper facilement les frais et revenus d’épargne ou les virements/prélèvements intercompte.

Bonjour,
Quand j'étais sous access j'avais aussi mélangé les catégories dans les dépenses et les recettes mais finalement le système gesfine est efficace d'autant plus qu'on peut ponctuellement (remboursement d'un achat par exemple) enregistrer une dépense dans une catégorie recette et inversement. Par contre j'utilise beaucoup les supercatégories pour regrouper les dépenses et les recettes de différentes catégories pour un objet donné. Par exemple pour un voyage les dépenses carburant, hôtel... dans la super-catégorie 2014-Voyage au... Sous Gesfine j'utilise les marqueurs le gros problème c'est que l'on ne peut pas affecter des marqueurs par ligne dans les dépenses/recettes ventilées dans différentes catégories. J'espère que cette fonctionnalité cela ajoutée.
Cordialement.

[lagatine]

Transports
Si c’est valable pour d’autres catégories (ameublement, électroménager), la revente d’un véhicule sur le marché de l’occasion ne me semble pas simple à suivre, notamment pour avoir un budget complet (achat, utilisation, revente). Faut-il la considérer comme un revenu dans une catégorie dédiée quitte à ne l’utiliser qu’une fois ? ou déduire le prix de vente du prix d’achat pour voir le coût réel ?

Bonjour,
Pour le suivi du véhicule j'ai proposé le suivi du patrimoine d'une façon général. A un patrimoine nommé on peut affecter des dépenses et des recettes du livre de compte, des caractéristiques particulières, notamment, une catégorie de patrimoine, une fin de garantie ainsi qu'une valeur pour le bilan qui peut être soit constante, soit un amortissement linéaire, soit une valeurs issue de site web de valorisation (voiture, maison...) un peu comme les valeurs mobilières. Bien entendu pour les anciens patrimoines on peut les enregistrer avec leur valeur d'achat sans enregistrement dans le livre de compte, pour les nouveaux cela peut être lié automatiquement. Mon idée n'a pas été écartée mais le plan de développement du logiciel est bloqué sur 2015.
Cordialement,

[lougarou60]

Bonjour
Sujet déjà abordé à droite ou à gauche, très bien de "upper" et de centraliser.
Pour moi, l'idée directrice de la partie gestion des comptes courants reste le suivi du budget prévisionnel : prévoir ; (essayer) de s'y tenir (pour les recettes c'est facile : retraité, pension bloquée, pas de surprise ) ; analyser facilement le pourquoi du comment des écarts.
Je me range donc dans le camp des non-comptables avec l'idée qu'une catégorie/sous catégorie ne peut être que de la dépense ou que de la recette.
Santé : j'y vais de ma bidouille EXCEL avec un détail au bout du bout, y compris dans Gesfine, plus dans un souci de contrôle du "système SECU" suite à un gros doute (infondé sur ces 2 dernières années je dois le concéder); j'attends de voir ce que donnera le projet de tiers payant intégral avant d'abandonner ce niveau de détail.
Gestion de patrimoine : je ne fais pas, je n'en sens pas l'intérêt pour le moment.
Si non, je souscris à la remarque plus haut concernant les marqueurs sur les lignes ventilées.

[Jacques Leblond]

Sous Gesfine j'utilise les marqueurs le gros problème c'est que l'on ne peut pas affecter des marqueurs par ligne dans les dépenses/recettes ventilées dans différentes catégories. J'espère que cette fonctionnalité cela ajoutée.
Cordialement.

Si non, je souscris à la remarque plus haut concernant les marqueurs sur les lignes ventilées.

Je ne prévois pas de faire évoluer la gestion des marqueurs, l'évolution est bien trop conséquente. Elle nécessite de revoir en profondeur les tables et leurs requêtes associées dans la plupart des modules et ne me parait pas simple du tout à intégrer au niveau de l'IHM.
Les marqueurs ont été pensés comme un outil de gestion des opérations, pas pour faire du classement ou de la catégorisation de montants, bien qu'ils peuvent le faire dans la limite de leur fonctionnement (si le scope reste l'opération et pas un montant ventilé).
Je préfère pour couvrir à terme les besoins évoqués, envisager de nouvelles fonctionnalités, comme celles évoquées par lagatine sur la gestion du patrimoine.

PS : si l'usage des marqueurs correspond à de "super catégories", le nombre de cas ou il doit être nécessaire de limiter l'application du marqueur à un montant ventilé doit tout de même être assez rare.

[lagatine]

Bonjour,
Je ne pensais que la modification des marqueurs était si conséquente, en tout cas la gestion des patrimoines est encore plus intéressante à mon sens.
Cordialement,