[Pièces jointes] A quoi cela peut-il servir ?

[noftal]

SAlut Jacques,

J'étais en train de regarder la notion de "Pièce jointe" mais je n'ai pas trouvé à quoi ça correspond réellement.
- Cette notion apparaît dans les paramètres d'un compte et l'aide existe mais ne dit pas à quoi ça sert
- On peut joindre une pièce dans le formulaire de création d'une opération, mais là, l'aide ne décrit pas cette possibilité.

[Jacques Leblond]

Salut Steph,

Le répertoire que tu peux sélectionner dans les propriétés du compte est le répertoire "racine" de tes pièces jointes.
J'ai essayé de l'expliquer directement dans le formulaire mais si tu n'as pas compris c'est que ce n'est pas suffisamment clair.

Dans le formulaire de gestion d'une opération courante, si tu sélectionnes une pièce jointe, l'information du lien stocké dépend du répertoire renseigné dans les propriétés du compte.

3 cas de figure :

• Le répertoire racine est renseigné (disons C:\Users\Toto\Documents\GesFine\Pièces Jointes\)
  
  • Premier cas : la pièce jointe est dans le répertoire racine du compte
    C:\Users\Toto\Documents\GesFine\Pièces Jointes\Assurance\contrat.pdf
    Le lien que GesFine enregistre dans l'opération est : \Assurance\contrat.pdf
  • Deuxième cas : la pièce jointe est hors du répertoire racine
    C:\Users\Toto\Documents\Assurance\contrat.pdf
    Le lien que GesFine enregistre dans l'opération est : C:\Users\Toto\Documents\Assurance\contrat.pdf
• Troisième cas : Le répertoire racine n'est pas renseigné
  C:\Users\Toto\Documents\GesFine\Pièces Jointes\Assurance\contrat.pdf
  Le lien que GesFine enregistre dans l'opération est : C:\Users\Toto\Documents\GesFine\Pièces Jointes\Assurance\contrat.pdf

Quel intérêt ?

Si un jour tu réorganises les répertoires sur ton disque, que tu changes de partition pour tes documents, qu'une nouvelle version de Windows que tu adoptes ne gère pas les fichiers dans les mêmes répertoires, en ayant renseigné le répertoire racine et en y plaçant systématiquement tes pièces jointes (cas 1), il te suffit de sélectionner le nouveau répertoire racine pour que tous les liens refonctionnent.
Dans le cas contraire (cas 2 et 3), les liens sont devenus obsolètes et ne pointeront plus sur les fichiers, tu auras un message te l'indiquant si tu cliques dessus dans le livre de compte par exemple.

[noftal]

En fait, tout ça j'avais à peu près compris

Mais je ne vois pas à quoi ça sert d'attacher une PJ. Quel type de PJ ? A quoi pensais-tu quand tu as eu cette idée ?

[Jacques Leblond]

Tu scannes ou imprimes en pdf la facture d'un achat et tu l'attaches à l'opération.
Mais tu peux imaginer d'autres types de document. Je gère notamment tous les documents administratifs de l'activité de ma femme.

[noftal]

OK.
Peut-être suis-je un client potentiel de cette fonction alors car il se trouve que je scanne la plupart de mes factures. Pourquoi ? Pour deux raisons seulement :
- en cas de sinistre habitation (faire jouer l'assurance MRH)
- en cas de déménagement (tous les 5 ans environ pour moi) : pouvoir faire jouer l'assurance du déménageur en cas de perte ou casse. Et pour cela, il faut lister et chiffrer la plupart des biens de plus de 500 euros. C'est pourquoi, à chaque scan des factures, je complète aussitôt un fichier Excel qui me permet d'avoir en instantané le montant total de mon "mobilier"

Pourquoi je t'explique tout ça ?
Compte tenu de mes motivations, le classement de mes fichiers de factures est plutôt simple : il faut que je puisse retrouver rapidement une facture. Donc les noms de mon fichier sont libellés sous la forme <aammjj - objet>.pdf

J'ai du mal à quoi cela pourrait me servir d'utiliser la fonction PJ de GesFine par rapport à mon besoin. Mais peut-être as-tu une idée ? Puisque tu utilises cette fonction, tu pourrais me dire ce que cela t'apporte ...

[Jacques Leblond]

Je ne recherche plus un fichier avec comme seule information son nom mais une opération dans GesFine avec toute la classification que l'on peut y joindre (Catégorie, notes, etc...) et les fonctions de recherche du module.
Je trouve donc la pièce jointe via son opération et pas via un explorateur de fichier.

D'autant que les fonctions d'indexation de contenu sont inopérantes sur les fichiers de type image (si issu d'un scan).

[noftal]

Tu peux faire des recherches sur le contenu des notes et des PJ ?
Nota : je viens de voir dans l'aide sur le livre de compte que l'on peut cocher une opération en appuyant sur F5. Cette information est manifestement obsolète

[Jacques Leblond]

Tu peux faire une recherche d'un mot sur le contenu des notes, pas dans une pièce jointe.

Je corrige pour F5, c'est F4 pour le pointage d'une opération via le clavier

[noftal]

Déjà c'est génial de pouvoir filtrer sur les mots contenus dans Notes

[noftal]

Pour les factures, je conseille de les stocker sur un répertoire synchronisé avec le cloud comme Dropbox ou Googledrive.
Au moins, si ta maison flambe, tes factures ne partent pas en fumée