Saisie améliorée des Catégories/Sous-Catégorie

[David]

Bonjour Jacques, Patrice,

Saisir les Catégories/Sous-Catégories dans le livre de compte (en masse après clique-droit sur une liste d'opérations filtrées, ou après double-clique sur une opération dans la fenêtre "Modifier l'opération courante") consomme beaucoup de temps.
Les profils de calcul/répartition et l'affectation auto à l'importation ne donnent que peu de résultats utilisables, il faut repasser derrière à part pour les emprunts (notre cas spécifique ou pas, je ne sais pas).

Le lenteur de la saisie des Catégories/Sous-Catégories provient (dans notre cas ?) de :
1- nombre de clicks nécessaires pour naviguer à travers un grand nombre de menu déroulants et de fenêtres
2- temps de calcul pour rafraichir la liste des opérations filtrées après saisie Cat/Sous-Cat (pour une opération individuelle ou l'ensemble filtré)
Nous avons circa 2'000 opérations courantes /an chargées depuis nos comptes (21 000 au total dans la base aujourd'hui).

Pour adresser 1-, serait-il possible d'avoir un écran de saisie Cat/Sous-Cat spécifique :
- dans lequel taper quelques caractères de la Cat/Sous-Cat souhaitée filtrerait directement dans le champs les Cats/Sous-Cats contenant la sous-chaine des caractères tapés (Money en son temps excellait sur ce point bien qu'incomplet sur bien d'autres aspects) et validation directe par touche "Enter"
- écran de saisie affiché par simple clique sur le champ Cat/Sous-Cat partout où il est présent, y compris dans la liste des opérations filtrées du Livre de comptes

Pour adresser 2-, performance, je vais faire un post spécifique "Performances" pour vous demander conseil.

Ouvert à échanger pour affiner ce que pourrait être ces nouvelles fonctionnalités et participer au testing si souhaité.

Merci encore à vous pour Gesfine qui offre beaucoup plus que toutes les alternatives disponibles aujourd'hui dans son domaine !

Cordialement, David.

[Jacques Leblond]

Bonjour David,
L'ergonomie de GesFine a été construite pour la saisie des opérations, mode historique de gestion. Sur mes propres données la saisie d'un tiers connu affecte dans 99% des cas la bonne catégorie, seuls les nouveaux tiers nécessitent une sélection des catégories, globalement ils ne sont peu nombreux dans mes habitudes d'achat.
La saisie du tiers s'effectue comme tu le décris, quelques premiers caractères et proposition des tiers approchant, cela va donc très vite surtout quand on a activé la récupération des données associé au tiers.
On commence à saisir le tiers, on sélectionne celui proposé et ensuite on ne renseigne que le montant et on modifie éventuellement les notes. Tous le reste est récupéré automatiquement et on a rarement à le modifier.

J'ai toujours pensé qu'importer des données si il faut les reprendre représente une charge plus grande que de les saisir directement sans jamais atteindre la qualité d'une saisie directe. Certes il faut s'organiser en conséquence et garder les tickets... qu'ils veulent faire disparaitre !

Cela dit, pour moi si l'on opte pour l'importation, il faut soigner son format d'importation pour minimiser le travail de reprise. Ce qui m'étonne dans ce que tu relates c'est que tu modifies les catégories directement dans le livre de comptes, jamais depuis la rubrique des "Catégories".
J'en déduis que les opérations que tu importes ont rarement de catégories ?

Si tes catégories sont mal affectées c'est probablement car tes tiers ne sont pas fiabilisés. Pour avoir de bonnes catégories il faut travailler sur la qualité des tiers, dès l'importation si possible grâce au format d'importation.

Ensuite reprendre les catégories en masse depuis le livre de comptes nécessite de faire la bonne sélection des opérations, c'est fastidieux si tes tiers ne sont pas fiables, au final tu finis par modifier tes opérations unitairement.

Contrairement au tiers, la recherche d'une catégorie dans un menu déroulant est plus complexe car elle est sur 3 niveaux, on pourrait prendre le parti de rechercher sur le dernier niveau (la sous catégorie) mais je n'ai jamais pousser l'ergonomie de GesFine dans ce sens car je trouvais plus approprié la présentation en arborescence et la sélection dans l'arborescence, ce que je propose dans les formulaires de gestion d'une opération.

[David]

Bonjour Jacques,

Merci pour tes 2 pistes pertinentes pour faciliter la catégorisation.

Dans mon cas je pense privilégier la seconde piste, l'affectation auto des cat/scat lors de l'importation, à cause des volumes (2'000 opérations/an à importer de 31 cptes).
Mes champs "Tiers" sont du genre "CARTE 25/11/22 LEROY MERLIN FR CB*3581", brut d'importation depuis les fichiers .csv extrait des banques.

Au vu de tes indications, je prévois de :
1- travailler sur les Profils de répartion et de Règles d'importation dans mes Format d'imporation des Opérations courantes pour les .csv, très peu utilisés pour l'instant, pour alimenter dorénavant des Tiers du genre "Leroy-Merlin"
2- réaffecter les opérations importées jusqu'à aujourd'hui aux nouveaux tiers du genre "Leroy-Merlin". Je souhaiterais le faire sans impacter les Cats/SCats (et autres Marqueurs/Affaires...) de ces opérations passées. As-tu des conseils pour rendre cela faisable sur 20'300 opérations sans y passer des nuits ?

D'autres suggestions sur comment faire ce nettoyage des Tiers de manière générale ?

Merci encore, David.

[David]

Oublier de préciser que je prévois le "nettoyage" 2- pour éviter de rester avec le nombre très important de Tiers dans la base provenant de cette mauvaise utilisation du champs Tier, qui explique peut-être une partie de mes problèmes de temps de réponse.

[Jacques Leblond]

Bonjour David,

Mes champs "Tiers" sont du genre "CARTE 25/11/22 LEROY MERLIN FR CB*3581", brut d'importation depuis les fichiers .csv extrait des banques.

Au vu de tes indications, je prévois de :
1- travailler sur les Profils de répartion et de Règles d'importation dans mes Format d'imporation des Opérations courantes pour les .csv, très peu utilisés pour l'instant, pour alimenter dorénavant des Tiers du genre "Leroy-Merlin"

Avec ce type de tiers tu pourrais prévoir des actions dans le format qui extraient la date de l'opération et d'autres qui isolent le tiers.
Ce type de règle n'est pas forcément simple à faire, idéalement il faut maitriser le langage des Expressions Régulières (REGEX). On procède ainsi pour améliorer l'importation des opérations depuis les banques dans toutes les sources dédiées aux opérations courantes.

2- réaffecter les opérations importées jusqu'à aujourd'hui aux nouveaux tiers du genre "Leroy-Merlin". Je souhaiterais le faire sans impacter les Cats/SCats (et autres Marqueurs/Affaires...) de ces opérations passées. As-tu des conseils pour rendre cela faisable sur 20'300 opérations sans y passer des nuits ?

C'est un très gros travail sur autant d'opérations ! Tu peux le faire :

• à partir de la rubrique des Tiers si pour un tiers cible, le nombre de tiers à fusionner reste limité. Tu renommes un des tiers et si tu le renommes comme un tiers existant, cela va fusionner automatiquement les 2 tiers.
• à partir du Livre de comptes si tu as quasiment autant de tiers que d'opérations. Tu effectues une recherche sur "Leroy" dans le livre de comptes et tu affectes aux opérations trouvées un tiers propres en masse. Et tu en profites pour leur affecter la bonne sous catégorie.

Ensuite dans ton profil d'importation, tu dois remplacer le tiers existant par un tiers "propre" et demander au moment de l'importation de catégoriser tes opérations automatiquement en fonction du tiers. Si le tiers propre a déjà été correctement catégorisé alors la catégorisation des opérations importées sera automatique et bien faite.
Il est important d'avoir une relation unique entre un tiers et une sous catégorie, ainsi n'hésite pas à différencier tes Tiers.
Par exemple "Leclerc" et "Leclerc Carburant", afin que le premier aille dans la catégorie "Achat courant, nourriture" et le deuxième dans "Voitures carburant". Ce n'est qu'un exemple pour illustrer mes dires.

Concernant ta remarques sur les performances, j'ai plus d'opérations que toi et je n'ai pas de souci (j'ai un PC puissant cela dit), mais je pense effectivement que la multiplication des tiers est la cause de tes problèmes car chaque tiers nécessite des ressources pour être décrypter de la base de données.
C'est clairement cela, plus que le nombre d'opérations, qui doit être la source de tes latences.