[Import Bancaire] Importer et Pointer des Opérations

[Patrice15220]

Bonjour Jacques,

Lors d'une importation d'un fichier de type « ofx » ou « qif », et dans l'hypothèse où certaines écritures sont déjà présentes dans le livre de compte mais avec des dates de valorisations différentes (par ex. un chèque émis un jour J sans connaître la date où il sera valorisé, idem pour les cartes bancaires), il serait très utile de pouvoir repérer et POINTER ces opérations en y rajoutant ou en modifiant au besoin la référence par celle délivrée par la banque. (Très utile pour retrouver une opération) J’utilise d’ailleurs le mode prélèvement pour mes cartes bancaires car j’ai besoin d’y indiquer la référence de l’opération.

En effet aujourd’hui, et sauf erreur de ma part, seules sont repérées avec un petit drapeau orange les écritures ayant une même date de valorisation et impossibilité au cas où il l’a trouve de pointer une écriture déjà existante.

Je ne sais pas si cette demande peut être réalisée mais je pense qu’elle serait utile pour bon nombre d’entre nous. Encore merci.

[Jacques Leblond]

Bonjour Patrice

il serait très utile de pouvoir repérer et POINTER ces opérations en y rajoutant ou en modifiant au besoin la référence par celle délivrée par la banque. (Très utile pour retrouver une opération) J’utilise d’ailleurs le mode prélèvement pour mes cartes bancaires car j’ai besoin d’y indiquer la référence de l’opération.

Je ne suis pas sûr de comprendre. Tu veux modifier ces opérations où ? Dans le livre de comptes ou le formulaire d'importation ?

impossibilité au cas où il l’a trouve de pointer une écriture déjà existante.

Dans le formualaire d'importation tu es libre d'importer ou pas un doublon.

Voici pour rappel comment fonctionne le formulaire de validation (extrait de l'aide)

• Drapeau vert
  Aucune opération existante similaire trouvée
• Drapeau jaune :
  Montant et tier identiques à des opérations existantes pour une date de valeur de +/- 6 jours
  OU
  Montant et date de valeur identiques
• Drapeau rouge :
  Montant, date de valeur et tier identiques à des opérations existantes
  OU
  Identifiant de l'opération identique

"L'identifiant de l'opération" correspond à l'identifiant de l'opération contenu dans le fichier ofx. Donc tu ne dois pas pouvoir importer 2 fois la même opération (Drapeau rouge).

Par ailleurs dans le formulaire de validation des opérations à importer, tu peux grâce au tableau sous le tableau des opérations à importer connaître les opérations similaires

[Jacques Leblond]

Après réflexion je me demande si tu ne veux pas utiliser le formulaire d'importation pour pointer puis valider des opérations déjà saisies dans GesFine. Est ce le cas ?

Si oui le formulaire d'importation n'est pas prévu pour cela. Le rapprochement est une opération qui s'effectue uniquement dans le livre de comptes à partir d'une liste d'opérations fournies par ta banque (le relevé).

[Patrice15220]

Bonjour Jacques,

Je ne suis pas sûr de comprendre. Tu veux modifier ces opérations où ? Dans le livre de comptes ou le formulaire d'importation ?

Lorsqu'une opération similaire est trouvée, on peut en effet choisir ou pas d'importer le doublon, mais j'aurais préféré complémenter l'opération existante dans le livre de compte avec la référence obtenue du fichier ainsi que la pointer pour un rapprochement futur.

Voici pour rappel comment fonctionne le formulaire de validation (extrait de l'aide)
Drapeau vert
Aucune opération existante similaire trouvée

OK

Drapeau jaune :
Montant et tier identiques à des opérations existantes pour une date de valeur de +/- 6 jours

Le tiers que l'on utilise dans le livre de compte correspond très rarement au tiers indiqué dans le fichier récupéré de la banque, il faudrait donc au préalable soit modifier le livre de compte, soit le fichier ofx.

OU
Montant et date de valeur identiques

Lorsque l'on enregistre par exemple un chèque, la date de valorisation n'est pas connue, donc il ne repère pas l'écriture.

Il faudrait donc un mix de tout cela avec Montant identique, date de valeur de +/- 30 jours et écriture non validée.

Drapeau rouge :
Montant, date de valeur et tier identiques à des opérations existantes
OU
Identifiant de l'opération identique

OK.

[Patrice15220]

Après réflexion je me demande si tu ne veux pas utiliser le formulaire d'importation pour pointer puis valider des opérations déjà saisies dans GesFine. Est ce le cas ?

En fait, oui pour pointer une écriture existante, non pour la validation et acceptation qui elle se fera dans le livre de compte lors du rapprochement bancaire.

[Jacques Leblond]

Par défaut toutes les opérations importées peuvent être pointées. Il faut cocher l'option en bas du formulaire d'importation. Cela n'est pas satisfaisant ?

[Patrice15220]

Non, parce que cela ne pointe pas les opérations déjà existantes dans le livre de compte signalée avec un drapeau jaune, et toutes les opérations ne sont pas récupérées, voir mon commentaire :

Il faudrait donc un mix de tout cela avec Montant identique, date de valeur de +/- 30 jours et écriture non validée.

[Jacques Leblond]

Désolé, je n'avais pas vu ta double réponse. J'ai répondu à coté...

Comment gères tu tes opérations ? Tu en saisis une partie et tu complètes avec l'importation, tu cherches à tout saisir ou tu importes tout ?
En faite je n'arrive pas à comprendre ton besoin de pointer les opérations depuis le formulaire d'importation des opérations ?

[Patrice15220]

En fait, j'utilise Money pour une petite entreprise et donc souhaite passer intégralement sur Gesfine.
J'ai environ 150 opérations par mois et je saisi tout ce qui est émission de chèques et carte bleues et remises de chèques, remise de cartes bleues journalières et remises d'espèces sur le compte.
J'utilise donc l'importation (fichier ofx) qui est "multicompte" chez Money (mais cela est un détail) pour pointer les opérations existantes et importées tous les virements reçus et prélèvements divers.

[Jacques Leblond]

Ok je comprend.

Dans le premier tableau du formulaire d'importation tu n'as pas les opérations du livre de compte, il n'est donc pas possible d'apposer un pointage à ce niveau.
Dans le deuxième tableau, les opérations "similaires" (qui peuvent être multiples) du livre de comptes peuvent apparaître en regard de l'opération à importer. On pourrait donc imaginer définir le pointage sur l'une de ces opérations. Mais cela ne me semble pas très fiable car on ne dispose pas de la vision exhaustive des opérations pointées et en cours de pointage comme on peut le voir dans le livre de compte qui précise par ailleurs les montants "pointé"/"non pointé"/"reste à pointé". J'aurais l'impression de travailler en aveugle à ce niveau.

Au passage, concernant ta petite entreprise, sache que tu peux créer un "compte d'activité" qui correspond à ton livre d'achat et ton livre de recette puis associer ce compte d'activité à un compte bancaire. Ainsi tu ne saisis qu'une fois tes opérations dans le livre d'activité, elles sont dédoublées automatiquement sur le compte bancaire de l'entreprise.

[Patrice15220]

Dans le deuxième tableau, les opérations "similaires" (qui peuvent être multiples) du livre de comptes peuvent apparaître en regard de l'opération à importer. On pourrait donc imaginer définir le pointage sur l'une de ces opérations.

OUI, en améliorant la récupération des opérations comme je l'indiquais sur le Montant, la Date à +/- 30 jours (nombre de jours pouvant être défini par l'utilisateur dans les options du compte) et l'Opération non validée; cela ne pose aucun souci de fiabilité. Pour info, je valide les soldes tous les jours.

Quand à gérer un compte d'activité je n'en vois pas trop l'utilité car celle-ci se fait par mon logiciel métier, et je n'ai "juste qu'à gérer" un compte banque et un compte caisse.

[Jacques Leblond]

Bon autant je partage tes propositions sur l'évolution des critères de détection des opérations similaires (cas du drapeau jaune), autant je reste sceptique sur la méthode qui consiste à effectuer le pointage d'opérations déjà existantes dans le livre de compte depuis le formulaire d'importation car :

• La détection des opérations du livre de comptes repose sur des paramètres d'importation (critères évoqués ci-dessus) qui ne permettent pas de garantir de façon fiable la détection des opérations déjà existantes dans le livre de comptes, nous obligeant après l'importation à effectuer des compléments de pointage voire de gestion d'opérations dans le livre de comptes.
• Les fonctions de recherche et de modification d'opérations à pointer sont inexistantes dans le formulaire d'importation, et il n'est pas envisageable dans un souci de simplicité de développer un "petit" livre de compte dans ce formulaire".

[Patrice15220]

Bon autant je partage tes propositions sur l'évolution des critères de détection des opérations similaires (cas du drapeau jaune)

Ce serait un plus.

Les fonctions de recherche et de modification d'opérations à pointer sont inexistantes dans le formulaire d'importation, et il n'est pas envisageable dans un souci de simplicité de développer un "petit" livre de compte dans ce formulaire".

Sans vouloir modifier les opérations du livre de compte, ne serait-il déjà pas possible de pointer les opérations existantes en lieu et place de celles du fichier importé ?

Juste pour info, MONEY gère très bien ce cas en proposant de rapprocher ou pas avec une opération existante, et si acceptation rapatrie la référence et la date de valeur en fonction des options choisies dans le paramétrage.

Mais bon il ne s'agit que d'une suggestion.

[Jacques Leblond]

Bon autant je partage tes propositions sur l'évolution des critères de détection des opérations similaires (cas du drapeau jaune)

Ce serait un plus.

Pour la prochaine version je vais lever la comparaison avec le tier, par contre par défaut je garde +/-6j pour la date de valeur, sinon toutes les opérations hebdos de même montant vont être rapatriées si on étend la période à 30j.
Pour le passage en paramètre, je le note mais pas pour la prochaine version.

Sans vouloir modifier les opérations du livre de compte, ne serait-il déjà pas possible de pointer les opérations existantes en lieu et place de celles du fichier importé ?

Encore une fois je ne suis pas convaincu par la méthode, car elle repose sur le bon appairage de l'opération importée avec l'opération existante (comprendre il faut trouver la bonne opération existante), même si je comprend l'intérêt d'anticiper le pointage.

Juste pour info, MONEY gère très bien ce cas en proposant de rapprocher ou pas avec une opération existante

Ce que sait faire Money n'est pas forcément adapté au fonctionnement et à la philosophie d'utilisation actuelle de GesFine.

EDIT : Tu utilises l'importation des données comme un préalable au rapprochement car tu ne saisis pas la totalité des opérations. GesFine n'a rien prévu pour ce type de gestion, soit on importe tout, soit on saisit tout, le mix des deux n'est pas prévu et requière des fonctionnalités qui vont bien au delà de ce que l'on exprime dans ce sujet.

[Patrice15220]

Pour la prochaine version je vais lever la comparaison avec le tier, par contre par défaut je garde +/-6j pour la date de valeur, sinon toutes les opérations hebdos de même montant vont être rapatriées si on étend la période à 30j.
Pour le passage en paramètre, je le note mais pas pour la prochaine version.

Oui, mais si tu compare avec les trois données Montant, Date de +/- x jours et opération non validée, il y a peu de chances d'avoir plusieurs écritures identiques mais tout de même merci pour ces futures évolutions

Tu utilises l'importation des données comme un préalable au rapprochement car tu ne saisis pas la totalité des opérations. GesFine n'a rien prévu pour ce type de gestion, soit on importe tout, soit on saisit tout, le mix des deux n'est pas prévu et requière des fonctionnalités qui vont bien au delà de ce que l'on exprime dans ce sujet.

En gérant une petite entreprise il est indispensable de saisir les opérations que je génère et de rapatrier les virements et prélèvements divers passés en banque, et cela pour des raisons purement comptable.

Je ne t'embête plus avec ce sujet, et encore merci pour les évolutions futures.

[Jacques Leblond]

Tu ne m’embêtes pas Patrice . Débattre est toujours instructif. On a juste des contraintes différentes.

Je suis attentif à ne pas faire de "rajout" qui s'intègrent mal et qui ne couvrent pas vraiment/complètement un besoin. Au final, je ne souhaite pas que GesFine se complexifie avec des fonctionnalités ou des interfaces qui s'articulent mal entres elles.

Tu as un vrai besoin qui découle de ton mode de gestion mais je ne l'ai jamais pris en compte dans le développement de GesFine, je préfère à ce stade te dire qu'il n'est pas couvert.

Comme tu as pu le constater mon approche pour l'identification des opérations "similaires" est très sélective et peu ouverte à la détection d'un grand nombre d'opérations similaires, et cela dans le souci de limiter la détection des faux doublons, c'est adapter pour une gestion du type "j'importe tout".
Ouvrir les paramètres pour une plus large détection va dans le sens de ton besoin mais à l'encontre de la philosophie initiale. Il faudrait donc quelque chose de beaucoup plus paramétrable mais pas uniquement sur la date de valeur. Si on veut bien faire les choses et mixer tous les cas il faut donc repenser complètement l'importation. Ce n'est pas la priorité du moment mais rien n'est définitif.