[Activité professionnelle] Règles de gestion

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Jacques Leblond
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[Activité professionnelle] Règles de gestion

Message par Jacques Leblond »

Cette méthodologie liste les principales règles de gestion propres à une activité professionnelle dans GesFine
  • Comptes
    • Utiliser un compte de type "Compte d'activité" pour gérer le livre des recettes et des dépenses.
    • Le compte d'activité doit être équilibré en fin d’exercice comptable. Cette opération est détaillé ici.
      Note : GesFine respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données conformément à l’article 286, I-3° bis du code général des impôts (CGI). Cette conformité ne s’applique qu’aux données gérées dans un compte de type « Activité ».
  • Catégories
    • Toute catégorie doit être dédoublée dès lors qu'elle ne peut plus avoir la même configuration dans le plan comptable, donc le même "Type de catégorie", la même "TVA", le même "Compte" du plan ou le même "Code de déclaration".
      Ainsi 2 produits ou services de même nature mais ne partageant pas la même règle de TVA doivent être classifiés dans 2 catégories différentes.
      Exemple : un logiciel acheté à une entreprise assujetti à la TVA et un autre logiciel acheté à une entreprise en franchise de TVA ne peuvent pas être classifiées dans la même catégorie.
  • Opérations
    • Toutes les opérations sur le compte d'activité engageant des flux de trésorerie doivent être associées à un compte courant associé (Compte bancaire).
      Le compte renseigné par défaut dans le formulaire des opérations est le "compte courant associé" définit dans les propriétés du compte d'activité. Il est possible d'en changer notamment lorsqu'il existe plusieurs comptes courants professionnels.
    • Seuls les types "Espèces reçues", "Retrait Espèces" ne sont pas associés à un compte courant associé. Ces opérations sont traitées comme des flux de trésorerie issus de la comptabilité privée.
      Elles feront notamment l'objet de lignes correctrices dans le "Tableau de passage" du module "Cohérence et conformité".
    • Si pour des contraintes de gestion, l'opération sur un compte d'activité, associée à un flux bancaire, ne peut pas être liée lors de sa création à une opération sur le compte courant du compte bancaire, il est nécessaire de créer manuellement l'opération sur le compte courant bancaire sous peine de déclencher une anomalie.
      Cette façon de faire est à limiter car elle rend plus délicate la correction des anomalies détectées par le contrôle du module "Cohérence et conformité".
  • Caisse professionnelle
    • Pour la gestion d'une "caisse" professionnelle, créer un compte courant dédié à cette caisse et utilisez les types "Prélèvement" et "Versement" dans les opérations de caisse du compte d'activité.
      Note : GesFine ne dispose pas de l'ergonomie, ni des fonctionnalités spécifiques d’un système de caisse et n'est pas certifié comme tel, néanmoins en tant que système de gestion et de comptabilité, il respecte les conditions d'utilisation imposées par l'administration fiscale.
  • Répartition des opérations
    • Si il existe plusieurs types de TVA ("TVA déductible Biens et services" ET "TVA déductible Immobilisations") avec le même taux de TVA au sein d'une même opération bancaire, il est indispensable de décomposer l'achat en autant d'opérations qu'il existe de type de TVA, afin de permettre l'association sans ambiguïté du type de TVA à chaque produit.
    • Par contre, il est tout à fait possible d'avoir une répartition contenant plusieurs produits tant qu'il partage le même type de TVA (avec des taux équivalents ou différents) et que le montant HT associé à chaque TVA soit supporté par des catégories différentes.
  • Date des opérations
    • Pour un compte d'activité, le formulaire de gestion des opérations ne contient pas le champ "Date de valeur". La date à saisir dépend de l'option comptable choisie pour le calcul des bénéfices.
      2 choix possibles :
      • Recettes encaissées / Dépenses acquittées
        La date doit être la date effective de la transaction sur le compte bancaire. Il s'agit donc de la date de valeur au sens de GesFine.
        Dans ce cas, la date de l'opération sur le compte d'activité ainsi que la date de l'opération et la date de valeur sur le compte bancaire associé sont égales.
      • Créances acquises / Dépenses engagées
        La date doit être la date de facturation. Il s'agit donc de la date de l'opération au sens de GesFine.
        Dans ce cas, la date de valeur sur le compte bancaire associé peut être différente des dates des opérations.
      Pour le choix de cette option, veuillez consulter l'aide du formulaire "Paramètres professionnels"
      Attention, le changement et le délai de prévenance de l’administration fiscale sont réglementés. De plus, il n'est pas possible de modifier l'option en cours d’exercice comptable.
  • Validation des opérations
    • Conformément à la réglementation française, les écritures du compte d'activité, mais aussi celles des autres modules associés à l'activité "Immobilisations", "Suivi kilométrique" doivent être saisies au fil de l'eau, et validées régulièrement.
    • Attention, sur un compte d'activité, toute écriture validée n'est plus modifiable. Toute correction doit se faire par de nouvelles écritures de rectification.
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