[Opérations courantes] Saisie manuelle ou Importation par fichier

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Jacques Leblond
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[Opérations courantes] Saisie manuelle ou Importation par fichier

Message par Jacques Leblond »

La méthode de gestion d'un livre de comptes dépend :
  • du temps que l'on souhaite consacrer à la gestion de ses comptes,
  • de la qualité (précision) des données que l'on souhaite gérer.
Il existe principalement 2 méthodes distinctes (bien qu'il soit possible d'envisager un mélange des 2) :
  • La saisie manuelle des opérations
    Cette méthode n'a d'intérêt que si la saisie est faite au fil de l'eau pour bénéficier de l'information la plus exacte à tout moment.
    • La charge de gestion est plus importante qu'une simple importation par fichier
    • Les données saisies sont plus précises (rigoureuses) que les données issues des fichiers de banque
      L'affectation de la catégorie à l'opération est fiable mais des erreurs de saisie sont possibles, en général sur le montant ou la date. Ces erreurs sont détectées et corrigées lors du rapprochement avec le relevé bancaire.
    • Les opérations bancaires "anormales" sont détectées lors du rapprochement (frais non annoncés, débit frauduleux, etc...)
    2 stratégies de rapprochement sont possibles :
    • Par relevé bancaire avec solde à date tous les mois
      La charge de validation est minimale (car la validation est effectuée en masse), les comptes ne sont "vraiment" confirmés que tous les mois.
    • Au fil de l'eau par la consultation régulière du site de sa banque
      Plus contraignant en terme de temps et de disponibilité (bien que la régularité de consultation ne soit pas une contrainte en soi).
      Nécessite de jongler avec les délais de prise en compte électronique, une opération réalisée le jour j, saisie à j n’apparaît en général qu'à j+1 ou j+2 au mieux sur le site internet de la banque.
      Attention, cette méthode de rapprochement n'impose pas que tout ce qui est antérieur à la dernière opération validée est nécessairement validé (opérations et solde)
      Par exemple un chèque non débité de 6 mois pourra rester positionné à sa date d’émission, dans un passé lointain, impactant le solde cumulé depuis cette date, alors qu'il sera contraint d'avoir une date de valeur supérieure à la dernière opération validée par la méthode de rapprochement par relevé bancaire avec solde à date.
  • L'importation des opérations par fichier ou par téléchargement
    • La charge de gestion est moindre
    • Les données importées ne sont pas toujours précises et "propres" (Perte du tiers, référence chiffrée inutile, affectation automatique d'une mauvaise catégorie)
      L'amélioration de la qualité des données importées peut nécessiter la création de nombreuses règles d'importation ou la reprise manuelle des données importées induisant une augmentation significative de la charge de gestion.
    • Le suivi de ses comptes dans GesFine s'effectue au rythme des importations et peut avoir un décalage avec la réalité en fonction du rythme d'actualisation des opérations par la banque
    • Pour une importation sans validation des données importées, il n'est pas possible de visionner les "opérations en attente" à venir dans le livre de compte
    • Il est difficile de détecter les opérations frauduleuses parmi les opérations importées (puisque qu'aucune comparaison n'est effectuée avec les opérations réellement "attendues")
    Cette solution est donc valable pour les utilisateurs peu soucieux du solde de leur compte au jour le jour (risque de découvert faible ou inexistant), acceptant des données importées (Tiers, notes, voire la catégorie auto-affectée) peu précises et qui veulent minimiser au maximum la charge de gestion tout en ayant un outil capable de produire des synthèses et des reporting sur leurs dépenses et leurs recettes.

    Pour de plus amples détails sur la mise en œuvre du téléchargement des opérations, je vous recommande le visionnage du tutoriel vidéo "Importation automatique des opérations courantes"
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